materi teknologi perkantoran

Mempelajari Rumus di excel

semoga bermanfaat :)

Postingan Link

Berikut ini merupakan link untuk lanjutan materi dari:
1. Aplikasi Pengolah Data (Microsoft Word)
MS.WORD

2. Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran

3. Aplikasi Pengolahan Angka (Microsoft Excel)
Aplikasi Pengolahan Angka

4.Contoh Brosur
Brosur Kebab

Materi Otomatisasi Perkantoran

A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.

Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Kata “Otomatisasi” ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

 3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

 4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran.

Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:

1. WORD PROCESSING Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2. ELECTRONIC MAIL Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

 3. VOICE MAIL Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

 4. ELECTRONIC CALENDARIN Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5. AUDIO CONFERENCING Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6. VIDEO CONFERENCING Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

7. COMPUTER CONFERENCING Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8. FACSIMILE TRANSMISSION Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

 9. VIDEO TEXT Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan mmateri tekstual pada layar crt.

 10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11. DESKTOP PUBLISHING Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

D. Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak, maka diperlukan namanya pemakai. ia yang akan menilai, merancang, dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan.

Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:

 1. Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama deikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.

E. Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.

F. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :

 1)  Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

 2) Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

3) Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

G. Pengguna Otomatisasi kantor

Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1)    Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2)    Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3)    Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4)    Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

H.Tahapan Penerapan Otomatisasi Kantor

Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut :

1)  Tradisional, dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih terfokus pada penggunaan Word Processing

2)    Transisional, dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

3)    Transformasional, dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)

I. TYPING MASTER PRO (Mengetik 10 Jari)

1. Pengertian.

            Typing Mater Pro adalah sebuah software yang dapat melatih kecepatan mengetik kita. Dengan software ini, kita dapat menjadi seorang typing yang handal. Typing Master ini dapat membantu Kita yang ingin belajar mengetik sepuluh jari tanpa melihat tombol keyboard. Selain itu, software/aplikasi ini juga dilengkapi dengan berbagai macam permainan untuk meningkatkan kecepatan mengetik Kita di setiap sesi pelajaran. Selain itu kita dapat melatih kemampuan mengetik kita dengan teks yang telah disediakan serta dapat melihat hasil kemampuan mengetik kita kemudian mencetaknya, sehingga Kita memiliki Ijazah mengetik sendiri dari kecepatan, keakuratan, dan durasi waktu yang digunakan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengetik 10 jari seperti :

1. Konsentrasi
2. Kuasai Bahasa Inggris
3. Santai, jangan terburu-buru
4. Pelajari setiap hari

Mengetik 10 jari dikenal juga dengan touch typing. Artinya, Kita mengetik menggunakan 10 jari tanpa melihat papan keyboard.Teknik ini pertama kali dikenalkan oleh seorang pengajar mengetik yang bernama Frank Edward McGurrin. McGurrin mulai dikenal publik setelah berhasil meraih juara pengetikan. Lomba mengetik tersebut diadakan pada tahun 1888 di Ohio, Amerika Serikat. Setelah langkah pertama praktek mengetik adalah mengerti posisi awal (finger positions atau home row), sekarang kita bahas teknik menghafal tombol dan jari. Perhatikan susunan tombol untuk mengetik pada gambar di bawah ini. Cobalah mulai menghafalkannya.

Buka kedua tangan Kita lalu lihat setiap jari satu per satu dimulai dari kelingking kiri. Sambil melihat jari, ucapkan huruf (karakter) pada jari tersebut.

Lakukan selama minimal 5 menit. Contoh: Lihat jari mulai dari kelingking kiri. Ucapkan huruf: Q A Z. Lanjutkan dengan jari keempat kiri. Ucapkan W S X. Demikian seterusnya. Lakukan pada jari di tangan kiri dan tangan kanan selama 5 menit. Kita dapat melihat gambar di bawah ini sebagai bantuan.

Mungkin sebagian besar orang menganggap kemampuan mengetik 10 jari adalah hal yang sepele, padahal kemampuan mengetik adalah hal yang utama. Apalagi jika aktivitas sehari-hari kita berhubungan dengan pengetikan misalnya seperti Skripsi, Pembuatan laporan, Surat atau Email, Pemrograman, dan Artikel (khususnya buat teman-teman yang punya blogseperti saya). Sangat disayangkan jika teman-teman yang sering menggunakan komputer tetapi masih memiliki kemampuan mengetik yang pas-pasan.

Cara Mengetik 10 jari menggunakan keyboard qwerty sambil melihat satu persatu huruf yang akan diketik memang sangat melelahkan, sampai-sampai kita saja bisa malas buat mengetik seperti itu terus. Untuk mengatasi hal yang melelahkan ini sebaiknya Anda belajar bagaimana cara mengetik 10 jari. Sebetulnya berlatih mengetik 10 jari itu tidak sulit, kita hanya membutuhkan caranya dan berlatih mengetik sesering mungkin. Saya dulu cara mengetiknya masih satu persatu alias 3 jari, tapi berkat latihan teknik mengetik 10 jari menggunakan mesin ketik manual, jadi kebiasaan sampai sekarang walau sekarang kita sudah beralih ke papan ketik elektronik seperti komputer, yang penting bagaimana Anda tau teknik cara mengetik 10 jari, seperti bagaimana posis letak jari-jari tangan Anda.

Aplikasi Pengolahan Kata (Microsoft Word)

A.    PENGERTIAN MICROSOFT WORD

          Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata(word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, danMicrosoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

    B. FUNGSI MICROSOFT WORD

          Sebagaimana yang kita ketahui, MS WORD dipergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam  MS WORD, padahal dengan memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan untuk mengingatkan kembali (terutama untuk saya pribadi) berbagai fasilitas yang ada dalam MS WORD

C. CARA MENGAKTIFKAN MICROSOFT WORD

1.  Pilih dan Klik tombol Start

2.   Pilih menu program

3.   Kemudian, pilih dan klik program Microsoft Word

4.   Tunggu sampai jendela program aplikasi Word ditampilkan

          D.FASILITAS MICROSOFT WORD

                  1. Ikon Kontrol Menu (Control Menu Ikon)

Digunakan untuk mengontrol jendela yang sedang aktif. Letaknya dipojok kiri paling atas sebelah baris judul.

2. Baris Judul (Title Bar)

Adalah informasi berisi nama file dan nama program yang aktif atau sedang dikerjakan dalam Microsoft Word.

                   3. Tombol Ukuran (Sizzing Button)

Digunakan untuk menentukan besar tampilan layar jendela word. Letaknya disebelah ujung kanan pada baris judul. Macam-macam tombol ukuran :

a.       Minimize Button               : Untuk memperkecil ukuran jendela word

b.       Maximize Button              : Untuk memperbesar ukuran jendela word

c.       Restore Button                   :Untuk mengembalikan jendela ke ukuran semula

d.       Close/Exit Button             : Untuk menutup jendela dan mengakhiri program word

4. Baris Toolbar (Tool bar)

          Adalah kumpulan perintah dalam bentuk ikon-ikon yang berisi tool atau alat untuk mempermudah menyelesaikan dokumen. Fungsi utama Toolbar adalah mempercepat akses kesejumlah perintah yang sering dipakai. Untuk menggunakan Toolbar, klik salah satu icon yang mewakili perintah yang kita inginkan. Bila ikon tampak tertekan ke dalam, berarti ia sedang diaktifkan. Untuk menonaktifkannya, kita tinggal menekan ikon tersebut sekali lagi. Secara default, toolbar di Ms. Word ada dua yaitu Toolbar Standar dan Formating.

a.       Toolbar Standar
Berisikan beberapa ikon untuk mengerjakan operasi standar, seperti menyimpan, membuka, mencetak dokumen, dan sebagainya. Biasanya, akan lebih cepat dengan mengklik sebuah tombol pada toolbar dari pada memilih perintah pada suatu menu. Toolbar Standar dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan mengklik View > Toolbar > Standar.

b.      Toolbar Formating
Berisikan ikon untuk mem-format obyek-obyek pada dokumen. Obyek tersebut bisa berupa gambar, tabel, atau text dan sebagainya. Toolbar formatting bisa juga digunakan untuk memilih berbagai jenis huruf dan ukurannya. Toolbar formatting dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan memilih View ð Toolbar ð Formating.

5. Rullers

Adalah mistar tabulasi yang terdapat pada bagian atas atau samping kiri dokumen. Mistar atau ruler ini berguna sebagai indikator lebar dan tinggi halaman dokumen berikut margin-nya. Untuk` Ruler horizontal, berfungsi juga sebagai alat pengaturan tabulasi dan indentasi. Ruler ini bisa ditampilkan dan juga bisa dihilangkan. Caranya, Klik View + Ruler.

6. Area Pengetikan

Adalah tempat kita untuk mengetik atu mambuat dokumen. Kita dapat memulai mengetik teks pada posisi keberadaan kursor, dan setelah itu kursor secara otomatis bergerak ke arah kanan dengan jarak satu karakter.

  7. Kursor

Berbentuk garis vertikal yang berkedip-kedip. Setiap karakter yang kita ketik akan muncul pada posisi kursor ini.
Panah atas                   : Memindahkan satu baris ke atas
Panah bawah               : Memindahkan satu baris ke bawah
Panah kiri                    : Memindahkan satu karakter ke kiri
Panah kanan                : Memindahkan satu karakter ke kanan
Home                           : Memindahkan ke awal baris pengetikan
End                              : Memindahkan ke akhir baris pengetikan
Ctrl+Home                  : Memindahkan ke awal dokumen
Ctrl+End                      : Memindahkan ke akhir dokumen
Ctrl+panah atas           : Memindahkan ke awal paragraf sebelumnya
Ctrl+panah bawah       : Memindahkan ke awal paragraf selanjutnya
Ctrl+panah kiri            : Memindahkan ke awal kata sebelumnya
Ctrl+panah kanan        : Memindahkan ke awal kata berikutny

                  8. Task Pane

Merupakan jendela yang ditampilkan di sebelah kanan dokumen dan membantu ketika mengedit dokumen.Jendela task pane akan ditampilann secara otomatisn sesuai dengan pekerjaan yang sedang dilakukan.

9. Scroll Bar

Adalah papan navigasi untu menggulung layar dokumen, baik secara vertikal maupun horizontal. Bisa juga menggeser lembar dokumen ke kekiri atau ke kanan . Scroll bar yang digunakan untuk menggulung secara vertikal dikenal dengan nama Vertical Scroll bar dan untuk menggeser ke kiri atau ke kanan, disebut Horizontal Scrool bar. Cara menampilkan atau menyembunyikan Scrool Bar, Klik Tools ð Option ð View ð Beri tanda centang pada Horizontal Scroll bar ataupun Vertical Scroll bar ð Klik OK .

                 10. Office Assistant

Merupakan ikon untuk menampilkan menu batuan (help) dari suatu program aplikasi. Biasanya ditampilkan dalam bentuk gambar animasi yang menarik
Untuk mengubah tampilan Office Asistant, ikuti langkah-langkah berikut :

a.  Posisikan pointer mouse pada gambar office asisten, lalu kili kanan 1x

b.  Pada kotak percakapan office asisten, pilih dan klik tombol option

c.   Muncul tampilan kotak dialog office asisten

d.   Klik tab Gallery

e.   Untuk memilih bentuk tampilan Office Assisant, klik tombol perintah Next atau back

f.     Klik OK jika tampilan sudah sesuai dengan keinginan kita.

                   11. Tampilan Pilihan Layar (Tombol View)

Digunakan untuk mengubah tampilan jendela dokumen dengan cepat (Normal, Web Layout, Print Layout, Outline, atau Reading).

                   12. Status Bar

Adalah baris informasi pada posisi paling bawah dokumen. Status bar ini memberikan informasi mengenai jumlah halaman, halaman yang aktif dan sebagainya

   E. FUNGSI CONTROL PADA KEYBOARD

    1. CTRL + A Memblok seluruh teks pada dokumen

                         2. CTRL + B Mempertebal tulisan

.                       3. CTRL + C Meng-copy atau menyalin teks pada dokumen

                        4. CTRL + D Mengubah huruf,mengganti size

  5. CTRL + E Perataan tengah pada teks dalam paragraf

  6. CTRL + F Mencari kata/kalimat

                        7. CTRL + G Memunculkan find and replace untuk mencari halaman

              8. CTRL + H Memindahkan,menggantikan

              9. CTRL + I Memiringkan kata/tulisan

                       10.CTRL + J Perataan di kiri dan kanan secara cepat

                       11.CTRL + K Menyisipkan hyperlink

             12. CTRL + L Perataan kiri pada teks dalam paragraf

             13. CTRL + M Membuat indentasi kiri

                      14. CTRL + N Membuat dokumen baru

             15. CTRL + O Membuka file/dokumen

                      16. CTRL + P Membuka kotak dialog printer secara cepat

             17. CTRL + Q Memberi spasi 1 dan merata kirikan 1 paragraf

 18.   CTRL + R Perataan kanan pada teks dalam paragraf

19. CTRL + S Menyimpan dokumen secara cepat

20.  CTRL + T Membuat indentasi kanan secara cepat

21.  CTRL + U Menggaris bawahi/underline

22.  CTRL + V Menempatkan kembali dokumen yang telah dipotong/di-copy

23.  CTRL +W Menutup jendala dokumen

24.   CTRL + X Memotong teks pada dokumen

25.   CTRL + Y Mengembalikan perintah yang telah dibutuhkan

26.   CTRL + Z Membatalkan/mengembalikan teks yang telah terhapus

27.  F1 Menampilkan bantuan jika mengalami kesulitan

            28.  CTRL + 1 Spasi 1

29. CTRL + 2 Spasi 2

30.  CTRL + 5 Spasi 1,5

31.  CTRL + J Memperbesar huruf

32.  CTRL + L Memperkecil huruf

33.   F12 Save as/menyimpan dokumen

34.   ALT + F4 Keluar dari microsoft word secara cepat

35.  CTRL+ALT+F Mengganti huruf

36.   CTRL+SHIFT+P Mengganti ukuran huruf

37.   ALT+CTRL+F Memberi footnote

38.   SHIFT + F3 Mengganti huruf kecil menjadi huruf besar

39.    ALT+CTRL+D Menyisipkan endnote pada dokumen

40.   CTRL + SHIFT Menampilkan format simbol yang tersembunyi

41.   ALT +PRT SC Meng-copy print out (paste) ke Ms. Word

F.  FUNGSI TOMBOL PADA KEYBOARD

1.  ESC Membatalkan/keluar dari suatu perintah/menu

2.  TAB Memindahkan kursor 1 tabulasi ke kanan

3.  CAPS LOCK Lampu menyala jadi huruf besar/tidak menyala jadi huruf kecil

4.   ALT & CTRL Membantu mengoperasikan/menjalankan perintah program

5.   DELETE Menghapus 1 karakter pada posisi kursor

6.    ENTER Berpindah ke baris baru/mengakhiri sebuah paragraf

7.    INSERT Menyisipkan karakter

8.     HOME Memindahkan kursor ke posisi paling kiri suatu baris

9.     PAGE UP Menggulung layar monitor ke atas seukuran tampilan pada monitor

10.  PAGE DOWN Menggulung layar monitor ke bawah seukuran tampilan pd monitor

11.  END Memindahkan kursor ke akhir baris/halaman/lembar kerja

12.   FUNGSI F1-F2 Memanggil menu/menjalankan perintah yang sudah di program

13.   BACK SPACE Menghapus 1 karakter di sebelah kiri kursor